» Tips og tricks #4: Tidsregistrering
Skrevet af Kasper Tidemann d. 21/10 2009 kl. 00:15Det fjerde afsnit af vores Tips og tricks-serie handler om tidsregistrering i Meeho!™. Det vigtigste for en virksomhed, som sælger arbejdstimer – fx reklamebureauer eller konsulenthuse – er at sørge for at få al arbejdstid registreret og faktureret. Jeg vil i det følgende fortælle dig hvordan, det praktisk fungerer i Meeho!™.
1) Opgavetyper
I Meeho!™ arbejder vi med opgavetyper, som fx kan være “Udvikling” til 450 kr. i timen. Der er tale om typer af arbejde, som din virksomhed sælger. Opgavetyperne kan du både sætte op under Tidsforbrug-fanebladet under et projekt, samt under Opsætning, hvor globale opgavetyper kan indtastes – dvs. opgavetyper, som din virksomhed ofte benytter. Det ser sådan her ud:
Opgavetyper under Tidsforbrug under et projekt.
2) Tidsforbrug
Selve registreringen af den tid, du har brugt på et projekt, foregår ligeledes under Tidsforbrug-fanebladet under et projekt. Her benyttes tilføj-boksen til at tilføje linjer, fx 2 timer af typen “Udvikling” med teksten “2 timers udvikling til kunden”. Det kan se sådan her ud:
Her ses det registrerede tidsforbrug under et projekt.
3) Statuslinjen i bunden af Tidsforbrug
I bunden af Tidsforbrug kan du se en status over det tidsforbrug, du har registreret i dit projekt. Det er her, du kan se forholdet mellem det tidsforbrug, du har registreret, faktureret, samt det tidsforbrug, du har budgetteret med (og som vi kommer til lige straks). I ovenstående tilfælde ser billedet således ud:
Status-linjen i bunden af Tidsforbrug, der angiver hvor meget tid, der er registreret.
Men hvorfor markerer Meeho!™ det samlede beløb, som vores tidsforbrug udgør, med rød skrift?
Forklaringen er følgende: når du registrerer tidsforbrug under dit projekt, så har du brugt din tid på noget. Men på det tidspunkt, du registrerer din tid, har du givetvis ikke faktureret dit arbejde endnu, hvorfor der reelt set er tale om en udgift, som du har afholdt – du har jo brugt tid på noget, du endnu ikke har fået betaling for. Det er derfor at tidsforbruget markeres med rød skrift.
4) Faktureret tidsforbrug
Heldigvis er redningen lige om hjørnet: faktureret tidsforbrug. Hvis du kigger på billedet af de tre linjers registreret tidsforbrug, så kan du se at der ude til højre er en knap, der angiver om tidsforbruget er faktureret. Og hvis man trykker på dén ud for en linje, så sker der ting og sager. Prøv at se her:
Status-linjen i bunden af Tidsforbrug, hvor der nu både vises det udestående tidsforbrug og det fakturerede tidsforbrug.
På denne måde kan man løbende angive hvilke timer, man har faktureret, og hurtigt få et overblik over det arbejde, man endnu mangler at fakturere og få betaling for. Det er nemt og enkelt.
5) Tidsbudget
Endelig skal muligheden for at lave et tidsbudget fremhæves. Her kan du lave et overslag over hvor meget tid, du regner med at bruge på dit projekt – og dét kan du fx præsentere for din kunde. Budgettet kan du så internt sammenligne med de timer, du rent faktisk har brugt på dit projekt, og dermed blive klogere på om det tilbud, du har givet din kunde, måske har været for lavt sat rent tidsmæssigt.
Det samlede billede af Tidsforbrug ser ud som følger:
Det samlede billede af Tidsforbrug under et projekt.
21/10 2009 kl. 01:22
Jeg vil godt knytte en kommentar til ovenstående indlæg, som læseren er meget velkommen til at kommentere – det er nemlig oplagt at være uenig med mig her:
Vi har valgt at se bort fra den fortjeneste, man måtte have ved sit tidsforbrug. Hvis man fx har en intern timeløn på 150 kr. og kan fakturere hver time for 400 kr., så vil det IKKE være retvisende at sige at man så tjener 250 kr. pr. time, fordi alle de udgifter, der udgør det samlede økonomiske billede af virksomheden, ikke er med i perspektivet.
Problemet er at det er en meget omstændig opgave at få et komplet og retvisende billede af dét, man rent faktisk tjener på at arbejde med et projekt. Når man arbejder i sin virksomhed, og fx bruger 8 timer på et projekt en mandag, så har man ikke blot udgifter til 8 timers lønninger, men også til pension, forsikringer, telefon, husleje, strøm, parkering, frokostordning – alt dét, der gør at virksomheden kan fungere.
Når man derfor ikke kan undgå at kigge i sit regnskab for at se et retvisende billede af de samlede udgifter og indtægter, man har i sin virksomhed, ja, så er der foreløbigt ingen grund til at have dét perspektiv med i Meeho!™ – for Meeho!™ er jo ikke noget regnskabsprogram.
Vi vil hellere fokusere på det område, hvor vores brugere får allerstørst økonomisk gavn her og nu: nemlig ved at man nøje sørger for at registrere al sin tid, og hurtigt kan få et overblik over 1) det fakturerede tidsforbrug og dermed også 2) det tidsforbrug, som man endnu ikke har modtaget betaling for. Med andre ord: svarene på “hvad har jeg omsat for?” og “hvad har jeg til gode?”.
21/10 2009 kl. 01:47
Jeg vil komme med et eksempel på ovenstående:
Lad os antage at vi har en opgavetype, som har en intern pris på 100 kr. og en ekstern pris på 200 kr. Den koster os 100 kr. i timen, men vi kan fakturere den for 200 kr. i timen.
Hvis man nu i måned 0 har brugt 10 timer på et projekt indenfor den opgavetype, så vil man have registreret 10 * 100 kr. i udgifter og 10 * 200 kr. i indtægter = 1.000 kr. i overskud. Så ville systemet vise grønne tal og glad fortælle at man har tjent 1.000 kr. på projektet – fedt nok!
Nu kommer vi til måned 1, og her opstår der et problem:
Den kunde, man har lavet projektet for, er bosiddende i Tyskland, og der er brugt 4 timer af de 10 på at rådgive kunden telefonisk i forbindelse med projektet. Og nu er telefonregningen for måned 0 kommet ind ad døren – den lyder på 1.000 kr. oven i hatten for udlandstelefoni!
Selvom man stadig har tjent 1.000 kr. i det rene forhold mellem intern lønomkostning og eksternt faktureringsgrundlag, så har man altså reelt set ikke tjent en krone, fordi telefonregningen på 1.000 kr. pludselig er blevet en del af billedet. Og det er dét, der er hele min pointe.
I øvrigt må jeg indskyde, at der faktisk ér mulighed for at indtaste ekstra omkostninger i forbindelse med et projekt. Det kan fx være vareomkostninger eller udgifter til telefonsamtaler, som man har behov for at indtaste. De kan indtastes under fanebladet Økonomi, hvor tidsforbruget også indgår – og hér kan knuden slås og det samlede billede blive retvisende.